Hallituksen toimintaohje
Tehnyt: Aleksi Sävelä & Hanna Laine
Muokattu viimeksi 25.5.2025 - Minna Easton
Hyväksytty: 26.5.2025 - Yyteri Golf Ry:n hallitus
HALLITUKSEN TOIMINTAOHJE
Toimintaohje on tarkoitettu seuran hallituksen ja toimikuntien jäsenille luomaan yhteiselle toiminnalle suuntaviivat ja toimintamallit.
HALLITUKSEN TOIMINTAOHJE
1. Hallituksen toiminta
1.2. Kapteenit (Kapteeni ja ladykapteeni)
1.4.1 Toimikuntien roolit ja tehtävät
1. Hallituksen toiminta
Hallituksen ja seuran toimintaa ohjaa Yyteri Golf ry:n säännöt.
Seuran asioita hoitaa hallitus. johon kuuluu syyskokouksessa valittu puheenjohtaja ja neljä (4) jäsentä. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä nimeää sihteerin ja rahastonhoitajan.
Hallituksen jäsenten toimikausi on kaksi vuotta. Jäsenten valinta suoritetaan seuran sääntöjen mukaisesti.
Hallitus varmistaa vuosittain seuran syyskokouksen jälkeen toimikuntien puheenjohtajat ja kapteeniston. Varmistus tehdään viimeistään uuden kauden ensimmäisessä hallituksen kokouksessa. Toimikuntien puheenjohtajien toimikauden pituus on syyskokouksen jälkeisestä ensimmäisestä kokouksesta seuraavan vuoden syyskokoukseen asti.
Hallitus avustaa toimikuntia taloudellisesti sovituilla määrärahoilla, jotka perustuvat esitettyihin suunnitelmiin, budjettiin, sekä seuran harrastajamääriin. Hallitus hyväksyy avustukset.
Hallitus pyrkii järjestämään toimintaa, joka edistää nuorten osallistumista seuran toimintaan ja harrastamaan golfia.
Hallitus kokoontuu säännöllisesti suunnitellun aikataulun mukaisesti (ks. vuosikello) puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.
Hallitus kutsuu koolle seuran sääntömääräiset kokoukset ja valmistelee kokouksissa esitettävät asiat, toimintasuunnitelman, talousarvion, toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen.
Hallitus valvoo seuran varojen käyttöä, muuta omaisuutta sekä seuran kirjanpitoa. Hallitus käy kvartaaleittain läpi seuran rahastonhoitajan kanssa seuran taloudellista tilannetta. Rahastonhoitaja osallistuu seuran hallituksen kokouksiin vähintään kerran kolmessa kuukaudessa tai silloin, kun seuran hallitus sitä vaatii.
Puheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä hyväksytyn vuosikalenterin sekä seuran sääntöjen mukaisesti. Puheenjohtaja toimii yhdyshenkilönä Yyteri Golf Links Oy:n (myöh. YG Oy) toimitusjohtajan ja caddiemasterin kanssa.
1.1.2 Puheenjohtajan tehtävät:
Valmistelee hallituksen kokouksien esityslistat ja toimittaa ne viikkoa aiemmin hallituksen jäsenille ja muille kokoukseen kutsutuille, joita ovat toimikuntien puheenjohtajat, kapteenit sekä YG:n toimitusjohtaja.
Puheenjohtaja kutsuu hallituksen koolle säännöllisesti suunnitellun aikataulun mukaisesti.
Puheenjohtaja toimii hallituksen kokousten puheenjohtajana.
Puheenjohtaja valvoo rahastonhoitajan toimia hyväksymällä seuralle esitetyt laskut ja pyytää taloustiedot hallituksen kokouksiin sekä kutsuu tarvittaessa rahastonhoitajan kokouksiin.
laatii tiedotteet, anomukset ja muut asiakirjat sekä toimittaa ne asianosaisille
hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihdon
tiedottaa jäsenille ja ulkopuolisille, ellei erillistä tiedottajaa ole valittu
Puheenjohtaja luo seuran vuosibudjetin yhteistyössä YG Oy:n toimitusjohtajan kanssa hallituksen hyväksyttäväksi. Puheenjohtaja ja seuran hallitus yhdessä seuraavat seuran talouden kehitystä sekä tarvittaessa luovat uudet suuntaviivat talouden kehityksen ylläpitämiseen yksimielisesti.
Puheenjohtaja johtaa seuran strategiatyöskentelyä.
Puheenjohtaja seuraa toimikuntien työskentelyä toimikuntien pöytäkirjojen kautta, keskustellen toimikuntien puheenjohtajien kanssa ja osallistuen kokouksiin tarvittaessa.
Puheenjohtaja vastaa osaltaan seuralle tärkeistä sidosryhmistä, sekä edustaa seuraa virallisissa tilaisuuksissa. Hän osallistuu aktiivisesti Suomen Golfliiton järjestämiin tilaisuuksiin ja pitää sekä seuran hallitusta, että jäsenistöä tietoisina tilaisuuksissa tehdyistä päätöksistä.
Puheenjohtaja toimii yhdyshenkilönä alueen muihin golfseuroihin.
1.1.3 Varapuheenjohtaja:
Varapuheenjohtaja valitaan vuosittain hallituksen jäsenistä.
Varapuheenjohtajan tehtävät:
Varapuheenjohtaja edustaa puheenjohtajaa tämän ollessa estynyt (sairaus tai muu este) hoitamaan tehtäviään.
Varapuheenjohtaja kutsuu hallituksen kokoontumaan, puheenjohtajan ollessa estynyt (sairaus tai muu este).
Varapuheenjohtajalle kuuluu kaikki puheenjohtajan tehtävät puheenjohtajan poissa ollessa.
1.1.4 Seuran sihteeri:
Osallistuu kokousten valmisteluun: laatii mm. kokouskutsut yhdessä puheenjohtajan kanssa sekä hoitaa kokousjärjestelyt
Huolehtii kokousten osanottajalistasta yhdessä Puheenjohtajan kanssa.
Avustaa puheenjohtajaa kokouksessa: kirjaa puheenvuoropyynnöt, kirjaa tehdyt ehdotukset ja kannatukset ym.
Kirjoittaa kokouksen pöytäkirjat
Kirjoittaa hallituksen laatimat toimintasuunnitelma- ja toimintakertomusluonnokset ja kirjoittaa ne lopulliseen muotoon hyväksymisen jälkeen.
Hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihdon yhdistyksen kirjanpitäjiin
Hoitaa yhdistyksen arkistoa, ellei erillistä arkistovastaavaa ole valittu.
1.2 Seuran jäsenet
Hallituksen jäsenet osallistuvat aktiivisesti seuran kokouksiin ja toimillaan edesauttavat seuran golftoimintaa. Hallitus päättää kokoukseen päätettäväksi tuodut tai nousseet asiat. Hallitus järjestäytyessään jakaa joukostaan toimikuntien kontaktihenkilöt. Hallituksen kontaktihenkilöt vahvistetaan ja kirjataan jokaiselle toimikaudelle.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet jäsenistä puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien on läsnä. Päätökseen tarvitaan enemmistön päätös. Tasatilanteessa puheenjohtajan tai hänen poissa ollessaan, varapuheenjohtajan ääni ratkaisee.
1.2. Kapteenit (Kapteeni ja ladykapteeni)
Hallitus nimeää seuralle kapteenin ja ladykapteenin, joiden toimikausi on yksi toimikausi.
Kapteenien tehtävät:
Kapteeni edesauttaa toiminnallaan ja esimerkillään seurahenkeä, yhteenkuuluvuutta ja viihtyvyyttä.
Kapteenien vastuulla on golfin sääntöjen ja hyvän golfkäytöksen eli etiketin noudattamiseen liittyvä ohjeistus.
Kapteenilla on oikeus ja velvollisuus puuttua kaikkiin sääntö- ja etikettirikkeisiin omalla kentällään ja oman seuran jäsenten rikkeisiin muiden seurojen kentillä.
Kapteeni voi rikkeen tapahduttua annetun toimivallan puitteissa:
neuvoa ja opastaa pelaajaa
antaa huomautuksen
vakavimmissa rikkeissä sanktiot päätetään seuran hallituksen ja kenttäyhtiön hallituksen kesken.
määräaikaisen peli-, oleskelu- tai kilpailukiellon antamista
Kapteeni järjestää tarpeen mukaan tilaisuuksia pelaamiseen liittyvistä kysymyksistä niin vasta-alkajille kuin muillekin seuran jäsenille.
Kapteenin tehtäviin kuuluu luoda yhteyksiä naapuriseuroihin kilpailullisen tai muun yhteistoiminnan käynnistämiseksi ja ylläpitämiseksi.
Kapteenille kuuluu vuosittaisen Ryder Cup kapteenin tehtävät, tai kapteeni voi halutessaan nimetä tilalleen kapteenin hoitamaan kyseisen Ryder Cupin kapteenin tehtävät.
Kapteeni huolehtii ohjeistuksellaan siitä, että kaikki pelaajat noudattavat turvallista, toiset pelaajat huomioon ottavaa ja kenttää säästävää pelitapaa.
Kapteeni ja ladykapteeni ehdottavat seuraajikseen uutta kapteenia. Ehdotuksen käsittelee ennen esittämistä kapteeni yhdessä seuran puheenjohtajan ja yhtiön toimitusjohtajan kanssa.
1.3 Naiskapteenin toiminta-alue ja vastuut painottuvat seuran naisjäseniin. Naiskapteeni johtaa seuran naistoimikuntaa ja naiskapteenille kuuluu naistoimikunnan puheenjohtajan tehtävät (kts alla).
1.4. Toimikunnat
Seuralla on seuraavat nimetyt toimikunnat toimintansa organisoimiseksi:
- Kilpailutoimikunta
- Senioritoimikunta
- Naistoimikunta
- Miestoimikunta
- Junioritoimikunta
Erilaisten toimikuntien tarvetta tarkastellaan vuosittain.
1.4.1 Toimikuntien roolit ja tehtävät
Toimikunnat keskittyvät omaan toiminta-alueeseensa hallituksen antamin valtuuksin ja sovitun toimikuntakohtaisen budjetin mukaisesti.
Toimikuntien puheenjohtajat valitsevat omiin toimikuntiinsa riittävän määrän jäseniä (esimerkiksi 3-6 jäsentä) ja toimikunnan tulee olla järjestäytynyt uuden hallituksen ensimmäisessä kokouksessa.
Toimikunnat raportoivat toiminnastaan hallitukselle.
Vaihtoehto 1. palaverimuistiot tallennetaan seuran sharepointtiin (Wise).
Memo tallennettuna muodossa 2020509_Kilpailutoimikunta
Vaihtoehto 2. osallistumalla hallituksen kokouksiin.
Toimikunnat valmistelevat tulevan kauden toimintasuunnitelman sekä osallistuvat talousarvion laatimiseen yhdessä puheenjohtajan kanssa.
Toimikunnat toimittavat palavereiden pöytäkirjan hallituksen kontaktihenkilölle, ja joka tallennetaan seuran sharepointiin, josta ne ovat kaikkien tunnusten omaavien henkilöiden saatavilla. Muistiosta tulee selvitä aika, paikka, paikallaolijat, kokouksessa käsitellyt asiat sekä päätökset. Muistio toimii pohjana seuraavaan hallituksen kokoukseen, tukien päätöstä tarvitsevia asioita tai muuta huomioitavaa. Hallituksen kontaktihenkilö on vastuussa siitä, että toimikuntien pöytäkirjat ovat arkistoitu sovitusti.
Toimikunnat tekevät yhteistyötä tapahtumien (missä varataan Oy:n omistamaa kenttää ry:n käyttöön) järjestämisessä ja koordinoivat ajankohdat kilpailutoimikunnan ja YG Oy:n toimitusjohtajan kanssa.
Kauden päätyttyä toimikunnat laativat toimintakertomuksen ja selvittävät talouden toteutumisen budjettiin nähden liitettäväksi seuran toimintakertomukseen.
Toimikuntien yksityiskohtaisemmat toimintasuunnitelmat on julkaistu seuran nettisivuilla.
Kilpailutoimikunnan tarkoituksena on kilpailutoiminnan valvominen ja kehittäminen sekä tasoitusjärjestelmän ylläpito.
Kilpailutoimikunnan tehtävät:
Kilpailutoimikunta valvoo ja/tai koordinoi yhdessä Yyteri Golf Oy:n kanssa seuran sisäiset ja avoimet kilpailut. Toimikunta varmistaa, että kullekin kilpailulle on nimettynä kilpailunjohtaja ja tarvittava organisaatio.
Toimikunta organisoi tuomari- ja sääntökoulutuksen.
Toimikunta laatii vuosittain seuran kilpailukalenterin yhdessä kenttäyhtiön toimitusjohtajan kanssa, sekä ylläpitää kalenteria kauden aikana.
Vastaa yleisesti siitä, että kilpailuissa noudatetaan golfsääntöjä ja määräyksiä. Kilpailujen vakavissa sääntöriketilanteessa toimikunnan tehtävänä on päättää rangaistussäännösten soveltamisesta ja tarvittaessa esittää sanktiot hallitukselle.
Vastaa reikien HCP-indekseistä sekä seuraa kentän merkintöjen oikeellisuutta.
Tarkistaa kentän merkinnät ennen kilpailuja.
Laatii seuran paikallissäännöt.
Seuraa ja tarvittaessa korjaa tasoituksia noudattaen Suomen Golfliiton sääntöjä ja ohjeita.
Toimikunta vastaa kilpailujen tiedottamisesta yhteistyössä henkilökunnan kanssa.
Edustuspelaajan / kilpajuniorien maksujen ohjesääntö
Pelaajan tulee anoa toimikunnalta avustusta kilpailumaksuihin ennen osallistumista.
Seura tukee niitä jäseniä, joilla on menestystä valtakunnallisissa kilpailuissa osallistumalla lähtökohtaisesti yhden tourin kilpailumaksuihin. Seura tarkastelee vuosittain tuen painopistealueita.
Matkoja ja majoituksia ei makseta, ellei näistä erikseen sovita.
Ulkomailla tapahtuvaan pelaamiseen seura ei osallistu.
Kaikki maksut hyväksyy toimikunnan vetäjä ja toimittaa ne rahastonhoitajalle maksatusta varten edellyttäen, että ne ovat budjetin raameissa.
Mikäli pelaaja hankkii omaa sponsoriavustusta, voi hän käyttää rahan oman harkintansa mukaan. Mikäli sponsoriraha tulee Oy:n kautta laskutettavaksi, perii Oy tästä 20% osuuden.
Senioritoimikunta järjestää monipuolista toimintaa ja tapahtumia ympärivuotisesti seniorijäsenille. Golf yhdistää eri ikäiset seniorit terveelliseen liikuntaan luonnossa. Kisatapahtumat pelataan iloisella ja positiivisella asenteella.
Senioritoimikunnan tehtävät:
Toimikunnan tehtävänä on järjestää pelitapahtumia kuten:
Kuukausikilpailut
Senioreiden muut kilpailut
Pelimatkat
Seuraottelut
Toimikunta suunnittelee ja järjestää vuosittain tapahtumia oman harkintansa mukaisesti.
Toimikunta vastaa tapahtumien tiedottamisesta yhteistyössä henkilökunnan kanssa.
Toimikunta edesauttaa osaltaan uusien jäsenten mukaan saamista tapahtumiin yhdessä muiden toimikuntien kanssa.
Naistoimikunta järjestää monipuolista toimintaa ja tapahtumia seuran naisjäsenille.
Naistoimikunnan tehtävät:
Toimikunnan tehtävänä on järjestää seuran yhteisöllisyyttä tukevia tapahtumia kuten:
Naisten peli-illat
Naisten pelitapahtumia
Naisten sunnuntai
Vierailut ja yhteistyö lähikenttien kanssa
Toimikunta suunnittelee ja järjestää vuosittain tapahtumia oman harkintansa mukaisesti.
Toimikunta vastaa tapahtumien tiedottamisesta yhteistyössä henkilökunnan kanssa.
Toimikunta edesauttaa osaltaan uusien jäsenten mukaan saamista tapahtumiin yhdessä muiden toimikuntien kanssa.
1.4.5 Miestoimikunta
Miestoimikunta järjestää monipuolista toimintaa ja tapahtumia seuran miesjäsenille.
Miestoimikunnan tehtävät:
Toimikunnan tehtävänä on edistää hyvää yhteishenkeä ja toivottaa tervetulleeksi kaikki jäsenet golfyhteisöön.
Toimikunta pyrkii aktivoimaan miesjäseniä seuratoimintaan, parantamaan heidän golfillisia taitoja ja sääntötuntemusta sekä huolehtia golfkulttuurin kehittymisestä.
Toimikunta kannustaa käyttämään golfopetuspalveluja ja innostaa omatoimiseen harjoitteluun seuran mainioilla harjoitusalueilla.
Toimikunta järjestää kauden aikana viikoittain miesten peli-iltoja.
Toimikunta järjestää vuosittaisen miesten Shoot-out kilpailun.
Kysynnän mukaan toimikunta järjestää jäsenilleen matkan laadukkaaseen golfkohteeseen.
Junioritoimikunta vastaa seuran lasten ja nuorten toiminnasta.
Junioritoimikunnan tehtävät:
Toimikunta järjestää kattavasti kilpailu- ja harjoitustoimintaa eri-ikäisille ja tasoisille junioreille.
Toimikunta kouluttaa seuran hallituksen harkinnan mukaan harjoitustoiminnan piirissä toimivia ohjaajia.
Toimikunta järjestää seuran sisäistä kilpailutoimintaa sekä valtakunnallisesti yhteistyössä kilpailutoimikunnan ja Suomen Golfliiton kanssa.
Toimikunta tukee juniorikilpapelaajien osallistumista Suomen Golfliiton alaisiin juniorikilpasarjoihin.
Toimikunta järjestää muun muassa koulugolf-toimintaa yhdessä Porin kaupungin kanssa.
Toimikunta vastaa tapahtumien tiedottamisesta yhteistyössä henkilökunnan kanssa.
Toimikunta edesauttaa osaltaan uusien jäsenten mukaan saamista tapahtumiin ja toimintaan yhdessä muiden toimikuntien kanssa.
1.5. Seuran vuosikello ja toimintasuunnitelma
Seuralla on olemassa toimintaansa ohjaava vuosikello. Tämä on hallituksen työtä ohjaava vuosikello. Vuosikello on Seuran, seuran hallituksen, sekä toimikuntien aikataulullinen pohja toiminnalle.
Kuva 1. Viitteellinen kuva seuran vuosikellosta.
Vuosikelloa ylläpidetään erillisenä dokumenttina.
1.6. Seuran tuen jakaminen toimikunnille
Toimikunnat laativat toiminnastaan budjetin seuraavaa toimikautta varten. Vuosikellon mukaisesti toimikuntien toiminnasta tehdään alustava budjetti seuraavaa kautta varten syksyllä, jotta seuran budjetti voidaan suunnitella seuraavalle kaudelle.
Budjetti hyväksytään Yyteri Golf ry:n hallituksessa ja hallitus päättää toimikunnille annettavasta seuran avustuksesta. Avustuksen tarkoituksena on tukea toimikunnan toimintaa jäsenistönsä hyväksi. Avustusta ei tule antaa vain rajatulle tai vähäiselle osalle jäseniä, ellei katsota, että avustuksella on hyötyä niin jäsenelle, kuin seurallekin.
Mikäli toimikunnalla tulee kesken kauden tarve avustukseen, tulee toimikunnan tehdä siitä esitys hallituksen käsiteltäväksi.
1.6.1 Toimikuntien avustusten maksuohjeet
Toimikunnat voivat käyttää laskujen toimittamiseksi seuran sähköisten laskutuksen informaatiota. Tällöin ostot tulee olla etukäteen hyväksytty toimikunnan budjetin mukaisesti joko hallituksen kontaktihenkilöllä tai seuran puheenjohtajalla.
Muut kuitit toimitetaan seuran nettisivujen kautta kyseisen toimikunnan käsiteltäväksi liitteineen. Toimikunnan puheenjohtaja tarkastaa laskut (pois lukien omat kulunsa), ja hyväksyntä tapahtuu seuran puheenjohtajan toimesta.
Seuran avustusten hakuajat:
Korsisäätiö jatkuva haku, käsitellään 4 x vuodessa
Rosenlew säätiö syksyn aikana.
Huittisten SP säätiö 31.3 mennessä vuosittain.
Lähti Tapiola vuosittain, alkuvuoden aikana.
Veikko Lehti Oy- Jatkuva haku, hakemuksia käsitellään marraskuussa ja toukokuussa